「IT重説は何のために実施するの？」「家を借りるときに、オンラインで重要事項説明を行うことになったけれど準備するものはある？」など、IT重説という言葉の意味や制度の内容に疑問がある方もおられるかと思います。
IT重説とは、不動産取引の際に必須とされている重要事項説明をオンライン上で実施することです。
新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、遠方にいる人とオンライン上でやり取りをする機会が増えた方もおられるでしょう。不動産業界においても、賃貸や売却の契約をリモートで進められるIT重説の需要は近年増加傾向にあります。
今回の記事では、IT重説を行うことの意味や制度の内容、実施する際の流れなどを解説していきます。オンライン上で説明を受けるメリットやデメリットを伝えていくので、実際に不動産取引を行う場面の参考にもなるでしょう。
IT重説を実施する予定のある方や制度について詳しく知りたい方は、この記事をぜひ最後まで読んでみてください。
目次
IT重説とは「不動産取引の際に必要な重要事項説明をオンラインで行うこと」を指す
IT重説は、ビデオ通話などを利用してオンライン上で重要事項説明を実施できる制度です。
「賃貸」や「売買」などの不動産取引を行う際は、宅地建物取引士の資格を有する人から重要事項説明を受ける必要があります。
かつては、重要事項説明は全て対面で行われていましたが、2017年10月より賃貸の不動産取引をオンライン上で行うことが可能になり、2021年4月から売買取引においてもIT重説が実施できるようになりました。
現在の日本では、IT重説が導入されたことに加えて、重要事項説明書や契約締結時の書面などの書面の交付を電磁的方法で提供することが可能になったため、不動産取引の手続きをオンライン上で完結させることができます。
不動産屋さんに行く時間がない方や、なるべく外出せずに不動産取引を進めたい方はIT重説の実施を検討することをおすすめします。制度の内容の詳細について知りたい方は、国土交通省が公表している『ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について』をご覧ください。
IT重説を実施する際の主な5つのステップ
不動産取引の際にIT重説を行う場合は、実際の流れをあらかじめ確認しておくことが大切です。
オンライン上で手続きを進めるため、マイクやカメラが使用できる電子機器を当日までに準備する必要があります。
ここでは、IT重説をスムーズに実施する上で知っておきたい、主な5つのステップをここでは解説していきます。
IT重説を行うことの同意を相手方から得る
IT重説を実施するための最初のステップとして、オンライン上で重要事項説明を行うことの同意を説明の相手方から得る必要があります。
重要事項説明を受ける買主や借主からIT重説の利用を承諾してもらう具体的な方法は、国によって定められています。書面や電子メール、CD-ROMやUSBメモリなどの媒体を利用して同意を得ることが可能です。
IT重説は、書面で作成して記名押印してもらう方法や、オンラインの電子書面に署名してもらう方法があります。また、必要事項が記載されているものであれば、メールのやり取りでも承諾を得ることが可能です。
一方で、相手方がIT重説の実施を拒否する場合であっても、上記の方法と同じ手順で意思を示すことができます。
IT重説を実施する場合は、不動産会社と顧客の都合を事前に合わせておく必要があります。後述するIT重説を実施するメリットやデメリットを確認した上で、対面とオンラインのどちらかを選択しましょう。
IT環境を確認して接続テストを行う
IT重説を実施する際は、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などの通信機器を使用して行われます。
したがって、ネットワークの通信速度やカメラ、マイクの機能が正常に使用できるかを事前に確かめておくことが大切です。
また、説明時にZOOMなどのビデオ通話機能付きのアプリを使用するケースも考えられます。通信機器の準備やアプリのダウンロードが必要になる場合は、事前に使用できるようにしておきましょう。
IT環境が整えられたら、説明の当日にIT重説を実施するツールを使用して接続テストを行います。お互いの音声や映像に問題はないか、画面上で写真や文字を認識できるかを確かめておきましょう。
IT重説を実施する当日は、宅地建物取引士証の写真を確認することが必要になるので、ある程度の画質を備えているカメラを準備することも条件の一つになります。
説明当日に接続テストがうまくいかない場合は、スケジュールを立て直すことも考えられます。不動産取引をスムーズに進めるためにも、あらかじめ通信機器やアプリなどのテストを行いましょう。
作成した電子書面を相手方に共有する
IT重説を実施する当日に必要な重要事項説明書などの書類を電子書面で相手方に共有します。
重要事項説明書や契約締結時の書面は、かつて対面で相手方に渡すことが義務付けられていました。しかし、宅地建物取引業法が改正されたこと(2022年5月18日)に伴い、資料などを電子書面で送付することが可能になりました。
書面の郵送代がかからないことや、すぐに書類の内容を確認できることからIT重説を行う場面では電子書面を使用するケースが多い傾向にあります。
また、IT重説を利用する場合でも、重要事項説明書などの書類を郵送で届けてもらうことも可能です。実際の紙を見て確認したい場合は、不動産会社に相談してみましょう。
IT重説をビデオ通話で実施する
上記のステップが完了したら、不動産会社とお客さんの間でIT重説を行う日程を決めます。
当日を迎えた場面の簡単な流れは以下の通りです。
①通信機器が正常に動作していることを確認する
②重要事項説明書などの書類が手元にあることを確認する
③IT重説を実施する上での注意点を伝える
④本人確認のための身分証明証書を画面上に提示する(お客さん)
⑤宅地建物取引士は宅地建物取引士証を映してお客さんに確認してもらう
⑥重要事項説明を開始する
不動産取引の際に必要な重要事項説明を対面で行うよりも、オンラインの場合は相手の反応が読み取りづらいこともあります。また、身分証明書と宅地建物取引士証を提示する際はお互いにカメラの見えやすい位置に移すことを心がけましょう。
IT重説を行っている間に通信が途切れたり、音が聞こえなくなったりした場合は説明を止めて問題を解決しましょう。また、口頭で説明する場面では、お客さんが聞き取りやすいようにゆっくり話すことが大切です。
相手方から書類の返送または返信をしてもらう
IT重説を実施する際に必要な書類を郵送していた場合は、記名押印をしてもらった上で相手方から返送してもらう必要があります。
電子書面で相手方に送付している場合は、オンライン上で署名したものを返信してもらうことが可能です。
紙媒体の記録として残しておきたい人は郵送、不動産取引をなるべく早く進めたい人は電子書面を利用するなど、状況に合わせて契約を進めることも可能です。
また、物件の賃貸や売買に疑問点や不安なことがある場合は、取引が次のステップに進む前に聞いておくことをおすすめします。お客さんからの書類の返送や返信後に問題がなければ、IT重説は完了です。
IT重説を実施する5つのメリット
重要事項説明をオンライン上で行うことで、時間や場所を選ばずに不動産取引を進めることが可能です。ここでは、IT重説を実施することで得られる5つのメリットを解説していきます。
不動産会社とお客さんの日程を合わせやすい
IT重説は、対面で行うよりも不動産会社とお客さんの日程を合わせやすいことが特徴です。
不動産会社に来店する手間を省くとともに、時間を短縮することに繋がります。
仕事や家事で忙しく、不動産会社に訪問することが難しい方でもIT重説であれば日程調整できる場合があります。例えば、1時間しか空き時間がない場合でも移動時間がないためスムーズに説明を受けることが可能です。
また、事前に重要事項説明書を相手に送付できるなど、不動産会社の業務効率化を図ることも可能です。
IT重説の所要時間は約30分程度であるため、スケジュールを確認した上で不動産会社と相談することをおすすめします。また、質問や環境問題の不具合によって時間が長くなるケースも想定しておくことも大切です。
場所を選ばずに説明が実施できる
お客さんが自宅にいながら説明を受けられるIT重説は、場所を選ばずに実施できます。
地方から東京に上京する場合や病気やケガで家から動けない場合など、さまざまな理由に来店することが難しい状況でも、IT重説であれば問題なく実施することが可能です。
また、移動時間や交通費などのコストを削減することで、お客さんの負担を減らすことができます。IT重説は場所の制限がないことから、日程調整がスムーズになり契約締結までにかかる時間を短縮することも可能です。
IT重説を実施する際に自宅を使用する場合は、オンライン環境が整っていることを事前に確認した上で参加することを心がけましょう。
スマートフォンやタブレットが利用できる
IT重説は、自宅にパソコンがない場合でもスマートフォンやタブレットを利用して説明を受けることができます。
不動産会社から指定されたアプリをダウンロードしておき、カメラとマイクをオンにすることで環境を整えることが可能です。宅地建物取引士とお客さんの顔がスマホの画面に映っていることを認識した上で、説明を開始しましょう。
スマートフォンやタブレットを使用する上での注意点としては、パソコンよりも画面が小さくなる可能性があるので、説明を受けづらくなる場合があります。
また、説明を受けているタイミングで電話がかかってきたり、通信環境が途切れたりするケースも考えられるので、事前にスケジュールを調整した上で利用することをおすすめします。
説明の録音や録画などのデータが残せる
IT重説を実施する場合は、説明時の音声や映像をデータとして残しておくことが可能です。
オンライン上で重要事項説明を行うメリットとして、お客さんの同意を得た上で説明のデータが保存できることが挙げられます。
一般的に、対面であれば重要事項説明の記録を音声や映像として残すケースは多くありません。しかし、IT重説の場合はZOOMなどのサービスを利用しているので、ボタンを押すだけで簡単にデータを保存することができます。
IT重説の実施後に、説明の内容を後から確認することができるのでお客さん側にとってもメリットがあります。また、トラブルが発生した際に解決する手段として使用することも可能です。
重要事項説明書を事前に確認できる
IT重説を実施する前に、重要事項説明書などの書類を説明の相手方に送付しておく必要があります。
説明の当日までにお客さんが書類に目を通すことができるので、重要事項説明の内容を事前に把握することが可能です。また、不明点や疑問点があった場合もリストアップしておいて当日に質問できます。
対面で説明を行う場合は、当日に重要事項説明書をお客さんに渡して実施するケースが多い傾向にあります。賃貸や売買の契約において、事前に重要事項説明書を確認しておきたい方はIT重説を活用する方法があることを覚えておきましょう。
IT重説を実施する4つのデメリット
ここまで、IT重説を実施することで得られるメリットについてきました。オンライン上で説明を行うことは不動産会社やお客さんにとって時間や費用を節約することにも繋がります。
しかし、IT重説は対面の説明よりもコミュニケーションが取りづらいことなどのデメリットがあります。ここでは、注意点を含めた4つのデメリットを解説していきます。
説明を行う上で通信機器が必要になる
IT重説は、オンライン上で不動産取引の手続きを行うため、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの通信機器が必須です。
カメラやマイクなどの機能をあまり使用していない方やアプリのダウンロードが必要になることなど、お客さん側で準備することが対面と比較して多くなります。
また、スマートフォンのみ所持している方の場合は、説明を受ける際の画面が小さくなることにも注意が必要です。実際に説明を受ける際に通信機器の性能によっては画面や音声が途切れることもあるので、IT重説に使用できるかどうかを事前にテストしておくことが大切です。
説明を受ける人の理解度が認識しづらい
重要事項説明書に記載されている内容は、法律的な制度や専門的な知識を必要とする項目があります。宅地建物取引士からの説明を受けても、分かりづらい部分が出てくることもあるでしょう。
しかし、オンライン上で手続きを進める場合は説明を受ける人の反応が認識しづらくなります。お客さん側が話を聞き逃してしまうケースも考えられる点に注意が必要です。
したがって、宅地建物取引士はゆっくりと大きな声でお客さんに伝わるように話をすることが大切です。分からないことがある場合は、手を挙げることや声を出すことで質問する機会を設けるようにしましょう。
通信エラーや機器のトラブルが発生する可能性がある
IT重説を行う際に起こりやすいトラブルとして、通信環境のエラーが発生することが考えられます。
自宅のWi-Fiなどを繋いでIT重説に参加する人が多いため、通信環境によっては突然音声や映像が途切れることもあるでしょう。また、使用している電子機器の電源が切れることや動作が重くなってしまうこともあるかもしれません。
上記に示した例のように、突然デバイスが使えなくなった場合はすぐに不動産会社の担当者に連絡しましょう。IT重説の日程を改めて設定することや、対面で説明を実施することもできるので、焦らずに対処することが重要です。
書類を郵送する場合は費用が発生する
IT重説を実施するための必要書類をお客さんに郵送する場合は費用が発生します。
ZOOMなどのツールを使用してオンライン上で手続きを進める場合、重要事項説明書などの書類を事前に説明を受ける人の元へ届ける必要があります。
オンライン上で手続きを行うIT重説においても、これまでは紙の書面を相手方に送る必要がありました。郵送用の紙や封筒を準備する時間や費用がかかるため注意が必要です。
しかし、2022年5月18日に宅地建物取引業法が改正されたことで書面の電子化が可能になりました。
相手方の同意を得た上で、電子書面を送信すれば郵送代や紙代などの費用を抑えられます。
また、お客さんからの返信もメールで行うことができるので、双方にとってやり取りを簡略化させるメリットがあるといえるでしょう。
手元に紙媒体の資料を残しておきたい場合は紙を郵送してもらうなど、状況に応じて不動産会社の担当者に相談することをおすすめします。
社会の情報化が進む日本ではIT重説の需要は今後高くなることが予想される
現代社会においては、スマートフォンやパソコンを使用することは情報収集をする上で欠かせない手段の一つです。インターネット普及率が高く、通信環境を整えやすいことから幅広い年代の人が通信機器を使用できることも社会の情報化を進めています。
また、ペーパーレス化や手続きの簡略化ができるようになると、不動産業界のIT化は進むことが予想できます。
物件の内見や申し込みから契約締結までをオンライン上で完結できるサービスも提供されているので、不動産取引をスムーズに進められるIT重説を利用する人も増えるでしょう。
不動産会社に訪問して対面で手続きを進める場合よりも、より効率的に賃貸や売買などの不動産取引を進めることができる制度を活用しましょう。
最後に
不動産取引を行う際にIT重説を活用することで、不動産会社に来店して手続きを進めるよりも時間や費用を節約できます。
また、スマートフォンなどの通信機器を準備するだけで参加できるので手間がかからないことも特徴です。仕事や家庭の事情で都合が合わせづらい状況でも、空き時間を利用して説明を受けることができます。
賃貸や売買などの不動産取引に欠かせない重要事項説明についてよく知りたいという方や、宅地建物取引士の説明が分からない場合やトラブルに対応するためにも、IT重説の様子を録音や録画しておくことも大切です。
オンライン上ではなく、対面で話を聞きたい場合や紙媒体の資料を保存しておきたいという場合は、不動産会社にあらかじめ相談した上で書面を送付してもらうことを検討しましょう。
また、IT重説の導入や書面の電子化についての相談窓口は、地域ごとに分かれているので詳細は『IT重説・書面の電子化相談窓口について』をご覧ください。
社会の情報化に伴い導入されたIT重説の流れや特徴、デメリットなどを把握した上で、実際の取引を行う際の参考にしていただければ幸いです。
参考：重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル(国土交通省)
＜保有資格＞
司法書士
宅地建物取引士
貸金業取扱主任者 ／
２４歳で司法書士試験合格し、２７歳で司法書士として起業。４年で日本一の拠点数を達成する。現在は、不動産の売主と買主を直接つなぐプラットフォーム「スマトリ」を立ち上げ、不動産業界の透明性を高め、すべての人にとって最適な不動産売買を安心安全に実現するため奮闘中。
